Gericht
Sicherheit im Unternehmen
12.06.2007 | SN
Das interne Kontrollsystem: Selbsttätige Automatik in der Organisation
Dr. Michael A. Klinger Steuerberater in Salzburg
Die Medien berichten immer wieder von Aufsehen erregenden Schadensfällen, die ihre Ursache in einem mangelhaften betrieblichen Kontrollsystem haben. Diese Berichte sind aber nur die Spitze des Eisbergs. Die meisten Unternehmen gehen jedoch mit ihren Schadensfällen, hervorgerufen durch kriminelle Taten, Inkompetenz oder Fahrlässigkeit, nicht an die Öffentlichkeit.
Solange Menschen mit sensiblen Arbeitsabläufen konfrontiert sind, besteht ein latentes Risiko für geschäftsschädigende Handlungen, die oft jahrelang unentdeckt bleiben. Für die Führung von Kapitalgesellschaften existiert laut Gesetz die persönliche Verantwortung der Unternehmensführung für ein funktionierendes internes Kontrollsystem. Aber auch die anderen Unternehmen sollten alle wirtschaftlich vertretbaren Maßnahmen setzen, um Vermögensschäden zu minimieren und die Wirtschaftlichkeit und die Ordnungsmäßigkeit aller betrieblichen Abläufe sicherstellen zu können.
Ein funktionierendes internes Kontrollsystem besteht nur in zweiter Linie aus persönlicher Überwachung durch Vorgesetzte oder externe Prüfer. In erster Linie muss eine selbsttätige Kontrollautomatik in der betrieblichen Organisation eingebettet sein.
„Vier-Augen-Prinzip“ im Verkehr mit den Banken Einige Beispiele aus der Praxis: Trennung von unvereinbaren Funktionen, die Diebstahl, Unterschlagung, Schmiergelder und fahrlässige Handlungen erschweren (unvereinbar sind z. B. Kassa- und Buchhaltungsführung, Einkauf- und Wareneingang, Verkauf und Kundenbonitätsprüfung, Lohnverrechnung und Kassa). Regelung der Routinearbeitsabläufe durch schriftliche Anweisungen (etwa für den Einkauf, den Wareneingang, Lager und anderes). Vollmacht- und Befugniserteilung sowie Bewilligungsverfahren müssen schriftlich festgelegt sein. Fixierung des „Vier-Augen-Prinzips“ im Bankenverkehr, Einkauf, Wareneingang, Kundenbonitätsprüfung, Versicherungsabschlüsse und überall, wo fakturiert und verrechnet wird (z. B. Gutschrifterteilung, Reklamationsabwicklung, Eingangsrechnungsprüfung, Ausbuchung von uneinbringlichen Forderungen etc.). Verwendung von mechanisch-technischen Organisationsmitteln (EDV-gestützte Registrierkassen, Zeitnahmegeräte, Wiege- und Messeinrichtungen etc.), die programmierte Kontrollen ermöglichen.
Die Gestaltung und Überprüfung des betrieblichen Kontrollsystems setzt eine betriebsspezifische Untersuchung der Risken voraus. Nur auf diesem Weg kann im Anschluss daran ein zielführendes internes Kontrollsystem errichtet und überprüfbar gemacht werden.