Lohnverrechnung, Grundzüge
Lohnverrechnung, Grundzüge während des Arbeitsjahres (Kalenderjahres) Tätigkeit Beschreibung der Tätigkeit Erstellen von Arbeitsverträgen bzw. Dienstzettel für neue ArbeitnehmerInnen An- und Abmelden von ArbeitnehmerInnen Die An- und Abmeldung hat innerhalb von sieben Tagen bei der zuständigen Gebietskrankenkasse zu erfolgen. Erstellen der Beitragsnachweise Ein Beitragsnachweis listet die Höhe der Sozialversicherungsabgaben auf und muss monatlich bei der jeweiligen Gebietskrankenkasse elektronisch oder schriftlich eingebracht werden. Der/Die ArbeitgeberIn erhält von der Gebietskrankenkasse eine Kontrollabrechnung zugestellt. Die einzelnen Gebietskrankenkassen sehen unterschiedliche Fristen vor:
- in Wien: bis zum 11. des Folgemonats
- ansonsten meistens bis zum 15. des Folgemonats
Führen der Lohnkonten Das Lohnkonto eines/einer ArbeitnehmerIn enthält persönliche Daten sowie alle Abrechnungs-Daten (z.B. erfolgte Anmeldung, Bezüge, die nicht zum steuerpflichtigen Gehalt gehören). Führen von Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen Erstellen monatliche Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen werden dem/der ArbeitnehmerIn mit dem Entgelt ausgehändigt.
- Ermittlung von Umsatzprozenten, Feiertags- und Nachtzuschlägen
- Verrechnung von Überstunden, Prämien, Sonderzahlungen, Reisekosten etc.
- Überprüfung von Reisekostenabrechnungen und Ermittlung der steuerpflichtigen und sozialversicherungsrechtlichen Bestandteile
- Berechnung des Urlaubs-, Feiertags- und Krankenentgelts
Abwicklung der monatlichen Überweisungen für ArbeitnehmerInnen Lohnabrechnung und Abführung monatlicher Lohnabgaben an das Finanzamt Ihrer Betriebsstätte sind bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:
- Lohnsteuer (LSt)
- Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
4,5 % der Bemessungsgrundlage - Zuschlag Dienstgeberbeitrag (DZ)
Der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag ist Teil der Kammerumlage und wird mit den Lohnabgaben an das Finanzamt der Betriebsstätte abgeführt.
Die Höhe des Dienstgeberzuschlages ist je nach Bundesland unterschiedlich.
an das Gemeindeamt Ihrer Betriebsstätte ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:
- Kommunalsteuer
an die Gemeinde Wien ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:
- Dienstgeberabgabe der Gemeinde Wien (=“U-Bahnsteuer“)
an die zuständige Gebietskrankenkasse ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:
- Dienstgeberanteil der Sozialversicherung
ArbeiterInnen: 21,8 % der Bemessungsgrundlage
Angestellte: 21,65 % der Bemessungsgrundlage
Erstellen monatlicher Lohnlisten für die Buchhaltung Die Buchhaltung führt die Lohnlisten, die als Sammelbelege für die Abrechnung mit dem zuständigen Finanzamt Ihrer Betriebsstätte, der Gebietskrankenkasse (Sozialversicherungsbeiträge etc.) und der Stadt- und Gemeindekasse (Kommunalsteuer) dienen.
am Jahresende Erstellen der Jahreslohnkonten Erstellen und Übermitteln der Jahreslohnzettel Dem Finanzamt Ihrer Betriebsstätte muss jährlich ein Lohnzettel aller im Kalenderjahr beschäftigten ArbeitnehmerInnen übermittelt werden.
Achtung:
Die Übermittlung muss grundsätzlich elektronisch erfolgen. Nur wenn der/die ArbeitgeberIn oder seine/ihre DienstleisterIn über keinen Internetanschluss verfügen können Papierlohnzettel (Formular L16) übermittelt werden.
- elektronisch: bis Ende Februar des Folgejahres
-
schriftlich (unter Verwendung des amtlichen Vordruckes L 16) bis zum 31. Jänner des Folgejahres
Erstellen und Übermitteln der Beitragsgrundlagennachweise Für alle ArbeitnehmerInnen muss am Jahresende ein Beitragsgrundlagennachweis (Formular mit den sozialversicherungspflichtigen Jahresbezügen bzw. Sonderzahlungen bis zur Höchstbemessungsgrundlage) erstellt und bei der zuständigen Gebietskrankenkasse elektronisch oder schriftlich eingebracht werden.
- bis zum 28. Februar des Folgejahres
Erstellen der Kommunalsteuererklärung
- bis zum 31. März des Folgejahres
Ausstellen von Arbeitsbescheinigungen (z.B. für das Arbeitsamt) Erstellen der Urlaubs- und Abfertigungsrückstellung für die Jahresbilanz Erstattungsanträge gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bei Krankheit oder Unfällen von ArbeitnehmerInnen während des Arbeitsjahres (Kalenderjahres) Vorbereiten der Lohnsteuer-, Kommunalsteuer- und Krankenkassenprüfungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Erstellen der Lohnabrechnung Die Abrechnung wird mit dem Tag des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis fällig. Ausstellen der Arbeitspapiere ArbeitnehmerInnen haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Arbeitspapiere.
Ihre Fragen beantworten gerne unsere Mitarbeiter:
Sabine Klinger, Lohnverrechnung…